Abschlagszahlungsexport

Mit dem Abschlagszahlungsexport in flexRM können automatisch Abschlagszahlungen als Datensätze angelegt und gleichzeitig als .CSV-Datei exportiert werden. Diese Funktion ist ein wichtiger Schritt zur Vorbereitung eines SEPA-Exports.

Zweck

Der Export dient der Erstellung:

von Datensätzen für Abschlagszahlungen, die im System gespeichert werden,
sowie einer .CSV-Datei, die alle Abschlagsdaten für z. B. Banken enthält.

Die Datenbasis ist immer der aktuell gültige Abschlagszahlungsbetrag, der in einem Vertrag mit einem Fernwärmeobjekt verknüpft ist.

Logik

Grundlage sind die Datensätze „Abschlagszahlungsbetrag“.
Enthalten: Fernwärmeobjekt, Rechnung, Beträge (netto/Steuer/brutto), Debitornummer, gültig ab-Datum.
Bei mehreren Beträgen pro Objekt wird der Abschlagszahlungsbetrag mit dem aktuellsten „gültig-ab“-Datum verwendet.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Export starten

▶️ Gehen Sie in der Menüleiste auf: Datenaustausch ➤ Exportieren ➤ Abschlagszahlungsexport

Hinweis: Bitten beachten Sie, dass Sie sich beim Start des Exports nicht im Menüpunkt “Abschlagszahlungen” oder “Verträge” befinden. Alternativ klicken Sie bitte nach Ausführung des Exports einmal auf “Aktualisieren”, um alle angelegten Abschlagszahlungen korrekt anzuzeigen.

2. Exportmonat wählen

Wählen Sie den Monat, für den die Abschlagszahlungen erzeugt werden sollen.

Der hier gewählte Monat bestimmt, welcher Abschlagsbetrag gezogen wird (z. B. Betrag für Juni 2025).

3. Optionen wählen

Bereits exportierte einschließen (optional): Falls aktiviert, werden auch bereits exportierte Abschlagszahlungen erneut verarbeitet.
Dateipfad: Speicherort der zu erstellenden .CSV-Datei angeben.

4. Export durchführen

Klicken Sie oben auf Ausführen, um den Export zu starten. Die Anwendung erzeugt:

die entsprechenden Abschlagszahlungs-Datensätze,
eine .CSV-Datei mit den exportierten Informationen.
In die CSV werden nur Abschlagszahlungen mit Merkmal „Bankeinzug“ geschrieben (in Fernwärmeobjekt-Kontakte). Banküberweisungen werden nicht im CSV mit ausgegeben.

Sie erhalten im Fortschrittsfenster alle Hinweise und Warnungen zu den erstellten Datensätzen. Bitte lesen Sie sich diese gut durch. Bei Abweichungen zum erwarteten Nummernschema erscheint eine Warnung (z. B. AR-06). Dies beeinflusst den Export jedoch nicht.

5. Anlage von Datensätzen

Es werden alle gültigen Abschlagszahlungen angelegt, unabhängig von der Zahlungsart.
Zahlungsart im Datensatz:
- Lastschrift → Bankeinzug
- Sonst → Überweisung
Nummernvergabe: Debitornummer-YYYY-MM + Suffix
- ENT = Barzahlung/Überweisung
- AR = Bankeinzug

💡 Hinweis: Nach Ausführung sollte die Listenansicht der Abschlagszahlungen aktualisiert werden.

6. Logmeldungen

„[LOG] Geladene Entitäten: X“ → Anzahl gefundener Abschlagszahlungsbeträge.
„Warnung: Kein Abschlagszahlungsbetrag …“ → kein gültiger Betrag vorhanden.
„Kein Bankeinzug“ → keine Ausgabe in CSV, Datensatz wird dennoch angelegt.
„Keine Datensätze zum schreiben“ → bezieht sich nur auf die CSV, Datensätze können trotzdem angelegt sein.

💡 Hinweis

Diese Abschlagszahlungen können im Anschluss für folgende Prozesse verwendet werden:

SEPA-Export Abschlagszahlungen
Prüfung in der Listenansicht „Abschlagszahlungen“
Prüfung und setzen des Status "bezahlt" unter Angabe des Datums des Zahlungseingangs und des Betrags