Dokumente | Notion

Im Bereich Dokumente werden alle verknüpften Dateien angezeigt, zum Beispiel zu Rechnungen oder Verträgen.

👉 Rechnungsberichte werden automatisch gespeichert und verknüpft.

👉 Vertragsdokumente müssen manuell abgelegt und verknüpft werden.

Neues Dokument anlegen

Datensatz (z. B. Vertrag) öffnen
Menü Dokumente → Neu wählen
Bezug zum Datensatz wird automatisch gesetzt
ggf. anhaken ob ganzer Ordner ausgewählt werden soll, statt einer einzelnen Datei
Dateipfad auswählen
Name vergeben (Pflichtfeld )
Mit Speichern abschließen

Hauptmenü Dokumente → Neu öffnen
Bezug ist zunächst leer
Bezug über die Lupe 🔍 auswählen
- 🔧 Mit dem Stift-Button kann der Pfad-Link manuell bearbeitet werden
ggf. anhaken ob ganzer Ordner ausgewählt werden soll, statt einer einzelnen Datei
Dateipfad angeben
Name vergeben (Pflichtfeld )
Mit Speichern bestätigen

Ordner wählen.png

Um die Übersichtlichkeit zu wahren, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Kategorien verwenden
- Weisen Sie jedem Dokument eine passende Kategorie zu (z. B. Vertrag, Rechnung, Zählerstand, Bericht).
- Damit können Dokumente später leichter gefiltert und gesucht werden.
Namenskonventionen einhalten
- Einheitliche Benennung wie:
  
  Rechnung_FW-2025-198.pdf oder Vertrag_00065.docx
- So bleibt die Zuordnung auch außerhalb von flexRM klar.
Suchfunktion nutzen
- In der Listenansicht können Dokumente über den Namen oder Bezug schnell gefunden werden.
- Filteransichten helfen, bestimmte Kategorien oder Zeiträume anzuzeigen.
Verknüpfungen prüfen
- Achten Sie darauf, dass jedes Dokument korrekt mit dem passenden Datensatz (z. B. Vertrag, Rechnung, Objekt) verknüpft ist.
- So sind Dokumente direkt aus den Entitäten heraus erreichbar.